Si usted está administrando una pequeña empresa, usted sabe que para ser exitoso usted tiene que hacer de todo un poco.
La manera más inteligente de administrar todo en una empresa incluyendo finanzas, relaciones con los clientes, mercadeo, es utilizar las herramientas adecuadas.
Éstas herramientas deben ser lo suficientemente sencillas de tal manera que ellas no requieran que usted invierta una gran cantidad de tiempo y dinero antes de comenzar a ver sus beneficios.
En esta guía le presentamos las que consideramos son las 25 mejores aplicaciones Web 2.0 para empresarios que estén buscando algo sencillo, barato y efectivo que les permita gestionar alguna de las tareas que se llevan a cabo en su pequeño negocio o emprendimiento.
Las 25 aplicaciones seleccionadas fueron escogidas desde el punto de vista de la utilidad para el administrador individual de la pequeña empresa así como su efectividad al momento de promover soporte a la comunidad y oportunidad de interconexión entre los usuarios.
Finanzas, Gestión del Dinero, Pagos
Usted está involucrado en los Negocios para hacer dinero.
Sin embargo, si usted no puede administrar eficazmente sus finanzas, pagos y activos, usted se dará cuenta que los gastos comienzan a incrementarse, el financiamiento decae y pierde la habilidad de planear para el futuro.
Afortunadamente, las cinco aplicaciones que mencionamos a continuación están diseñadas específicamente para ayudarle a administrar sus finanzas.
Con estas aplicaciones, usted sabrá en qué se gasta cada centavo y lo que usted debe en todo momento, lo cual le permitirá comenzar a planear el futuro de su compañía en vez de estar haciendo constantemente cuentas innecesariamente.
1. Prosper
¿Tiene una idea de negocio interesante pero poco o ningún capital?
Prosper es un nuevo tipo de servicio punto a punto que pone en contacto a inversionistas individuales con pequeños empresarios que necesitan dinero.
Cada emprendedor crea un perfil, describe en que se usará el dinero y que tasa de interés podrá pagar.
Los inversionistas indicarán que cantidad están ofreciendo, a qué tasa de interés y a quien desean ofrecerle capital.
De tal manera que el préstamo que estás solicitando puede venir de múltiples fuentes o de una sola persona.
Alternativamente, si ya tiene un grupo de inversores que conoces, tales como amigos y familiares, Prosper maneja el ciclo de vida de la transacción por usted.
Sin importar quién sea el que le preste, Prosper toma un pequeño porcentaje para manejar cada préstamo.
Para el emprendedor que está buscando alternativas de financiación, los préstamos punto a punto puede ser una gran solución.
La única desventaja de este modelo, sin embargo, es que todos conocerán acerca de su negocio, literal y figurativamente.
2. Dimewise
Dimewise le permite grabar sus compras y gastos y además categorizarlos.
De esta manera, cuando usted necesita saber en qué invertido su dinero, usted puede producir un gráfico de tipo pastel en donde se muestra en que ha estado gastando su dinero.
Usted también puede configurar costos recurrentes así como hacer seguimiento a balances en una o más cuentas lo cual hace fácil predecir cuáles serán los costos totales de sus meses futuros.
Desde luego, usted puede hacer mucho más que esto con una hoja electrónica, pero Dimewise le permite hacerlo desde cualquier lugar con sólo un navegador, y le ahorra tiempo de programar los macros.
3. NetworthIQ
NetworthIQ, ganador del SEOmoz Web 2.0 Award, y ayuda a hacer un seguimiento de las finanzas de su empresa así como de su valor monetario personal.
Esto incluye una herramienta interesante que le permite comparar sus ingresos con los de otros emprendedores de la misma edad o industria, de tal manera que usted puede comparar el éxito de su compañía respecto a sus pares.
4. Wesabe
Wesabe va un paso más allá de lo que hacen Dimewise y NetworthIQ al integrar sus herramientas de organización financiera y planeación con su cuenta bancaria.
Esto le permite contar con un reporte contable mensual y simultáneamente utilizar ese reporte para administrar y pagar sus cuentas.
Adicionalmente a esta función agregada, Wesabe también sirve de punto de encuentro con otros emprendedores para discutir asuntos financieros.
Si bien es cierto que esta aplicación no es lo suficientemente robusta para satisfacer la necesidad de una gran empresa, es una excelente herramienta para satisfacer las necesidades financieras de pequeños emprendimientos.
5. Instacalc
Indistintamente si se trata de un millonario o alguien que apenas está comenzando, cada emprendedor tiene que examinar los números.
No existe herramienta más fácil para realizar las operaciones financieras que Instacalc, que le permite utilizar una gran variedad de opciones gráficas para mostrar sus resultados.
En caso que usted necesite algo más del álgebra básica, Calcoolate le puede ayudar con todos sus cálculos de manera que usted haría sentir orgulloso a su profesor de cálculo.
Manejo del tiempo, Facturación, Cobranzas
Para que un pequeño negocio pueda prosperar, los administradores necesitan maximizar la cantidad de tiempo que ellos invierten en su negocio, a la vez que tratan de minimizar el tiempo que dedican a tareas mundanas como tablas de manejo del tiempo y facturas.
Las tres aplicaciones Web 2.0 que mencionamos a continuación están diseñadas para ayudarle a ahorrar tiempo que usted desgastaría en estas actividades mundanas a la vez que incrementaría simultáneamente la precisión de su compañía y su efectividad al hacer estas tareas.
6. FreshBooks
FreshBooks es una aplicación que ha sido diseñada teniendo en mente al emprendedor que tiene su negocio en línea.
El programa no sólo le permite cobrar a sus clientes por medio de correo electrónico mediante facturas de apariencia profesional, sino que los clientes pueden pagarle en línea a través de sistemas como Paypal, Authorize.ney y otros a través de FreshBooks.
La amplia gama de opciones de facturación es ciertamente suficiente para la gran mayoría de propietarios de negocios pequeños, y debido a los reportes de cobranzas generados por la aplicación, incluyendo información que se ha importado, FreshBooks trabajará bien con su sistema de cobranzas actuales.
7. Harvest
Si luego de un largo día de trabajo usted se encuentra preguntándose a si mismo que se hizo su tiempo, tanto usted como su pequeño negocio pueden beneficiarse de realizar el seguimiento del tiempo.
GetHarvest ofrece diez razones (en inglés) por las cuales usted debería utilizar su solución de seguimiento del tiempo, incluyendo informes de calidad profesional, acceso basado en Internet, respaldo diario de información y privacidad.
Quizá la característica más importante de esta aplicación de la capacidad de analizar las horas que ha trabajado su equipo completo, lo que le permitirá identificar factores de ineficiencia a lo largo de la compañía.
8. SideJobTrack
SidejobTrack es ofrecido como una herramienta de software para el profesional independiente que trabaja tiempo parcial como contratista.
Si su emprendimiento involucra suministrar servicios a una cantidad de clientes diferentes, esta herramienta financiera integral todo en uno es ideal para usted.
SidejobTrack le permite organizar todos los trabajos y servicios que usted desarrolla, enviar cotizaciones, facturar, elaborar reportes tributarios y aún manejar proyectos.
Comunicación y Colaboración
Un factor común en el éxito de todas las empresas pequeñas es el trabajo en equipo y la comunicación.
A continuación destacamos cinco aplicaciones en línea diseñadas para dictar conferencias, tener comunicaciones de voz, chat de texto, gestión de equipos y a proyectos, soporte al cliente en vivo e intercambio del espacio de trabajo.
9. Campfire
La aclamada compañía de productos 37 Signals ha creado un conjunto de aplicaciones ganadoras de premios en las áreas de colaboración y productividad: Campfire para realizar conversaciones grupales, Basecamp para colaboración y gestión de proyectos y Backpack para organizar (calendario).
De estas aplicaciones, la más útil para las pequeñas empresas es Campfire.
La aplicación ofrece cuartos de chat protegidos con contraseña a los cuales usted puede invitar a sus clientes, vendedores, colegas y empleados.
Estos cuartos de conversación seguros son un excelente lugar para llevar a cabo negociaciones que puedan involucrar información sensible de la empresa, sin temor a comprometer dicha información.
10. Meebo
Si usted alguna vez ha utilizado algún programa de mensajería de texto (IM) como AIM, Yahoo Messenger, Google talk o MSN Messenger (conocido también como Windows Live Messenger), usted sabe que estos sistemas tienen un problema de fondo: no funcionan bien juntos.
Si usted posee un contacto de un sistema de IM y otro contacto en un servicio diferente ¿Cómo puede estar disponible para ambos?
Usted puede habilitar cada uno de estos sistemas de mensajes en su computador, pero irremediablemente le consumirán su preciada memoria RAM, o usted puede emplear Meebo como un enlace basado en la red.
Para las empresas con presencia en internet, las cuales cada vez más utilizan los sistemas IM para comunicarse con sus clientes y contactos, el estar disponible para todos a través de una aplicación como Meebo puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
11. UserPlane
Userplane ofrece un conjunto de herramientas de comunicación y conferencias.
El más útil se llama Presence.
Presence es la nueva herramienta de moda en telecomunicaciones, ya sea a través de la internet, de redes de telefonía celular o a través de la línea telefónica tradicional.
Esta tecnología permite al sistema de comunicaciones “conocer” en donde se encuentra un usuario y re direccionar las llamadas y mensajes de acuerdo con el dispositivo al que se encuentre más cercano.
Para aquellos empresarios que trabajan desde su hogar, la oficina o la carretera ésta aplicación es realmente útil.
12. ConceptShare
De todas aquellas soluciones para conferencias y colaboración, ninguna está equipada para la interacción creativa en vivo, como por ejemplo, permitir a múltiples personas en diferentes ubicaciones diseñar un elemento artístico o editar un documento.
ConceptShare responde a esta necesidad de proveer un espacio creativo en donde haya manera de colaborar en tiempo real sobre un proyecto, en donde los empleados puedan agregar o modificar presentaciones gráficas.
Los cambios realizados en el arte o en el diseño web son etiquetados con el nombre de quien ha contribuido, de tal manera que al filtrar diferentes combinaciones, su equipo podrá ver una gran variedad de diferentes opciones.
13. Near-time
Near-time ofrece herramientas de colaboración que incluyen calendarios grupales con eventos y seguimiento de actividades, bitácoras en línea privadas que pueden ser compartidas, páginas de autor, categorías y etiquetas, y mucho más.
Near-time ha sido específicamente diseñado para pequeñas empresas, grupos de trabajo y profesionales, y sin duda incluyen a los emprendedores colaboradores.
14. Google Calendar
Existen numerosas aplicaciones de calendario web 2.0 incluyendo CalendarHub, Planzo, y spongecell, pero aquello que distingue a Google Calendar del resto es su facilidad de instalación y uso.
Con Google Calendar usted puede instalar fácilmente multiples calendarios para diferentes proyectos o clientes, así como unirlos a calendarios públicos que pueden ayudarle a permanecer sincronizado con las actividades de sus clientes.
Y para el empresario que mantiene en carretera, Google Calendar le permite revisar su calendario desde un teléfono móvil a través de mensajería SMS.
15. Remember the Milk (Recuerda la Leche)
¿Ha amarrado usted alguna vez una pequeña cuerda alrededor de su dedo para recordar algo, pero después ha olvidado que era aquello? Remember the milk le puede ayudar a usted y a su compañía diariamente recordar hasta los más mínimos pero importantes detalles.
La aplicación le permite establecer de recibir recordatorios por medio del e-mail, SMS e IM.
Para minimizar el número de aplicaciones que usted ejecuta diariamente de manera independiente, Remember the Milk trabaja también como un anexo de Google Calendar.
16. Neptune
Neptune es lo último en planeación práctica. Esta aplicación web 2.0 ganó un lugar en nuestra lista principalmente por su simplicidad y facilidad de uso.
Es una aplicación del género GTD ( lograr que las cosas sean hechas por sus siglas en inglés) que consiste en una lista de cosas por hacer con múltiples archivadores de proyectos y reordenación del tipo agarre y suelte para reordenar las tareas.
Neptune también le envía un correo electrónico diariamente recordándole cuáles son las actividades más urgentes para cada proyecto.
Y para aquéllos de ustedes que se asustan con la idea de tenerse que ir sin actualizar de manera permanente su lista, Neptune le permite inclusive planificar eventos y recordatorios enviando elementos a su bandeja de entrada.
Redes y Espacios Sociales
Mientras que las grandes empresas pueden darse el lujo de sólo esperar hasta que los contactos lleguen a ellos, como propietario de un pequeño negocio usted debe ponerse en movimiento y generar sus propias oportunidades.
Esto significa ser proactivo en el desarrollo de relaciones con personas de su nicho y encontrar nuevas maneras para usted y para su empresa de entrar en contacto con sus prospectos.
Estas dos aplicaciones han sido diseñadas para ayudarle a incrementar su efectividad en el ámbito de las redes profesionales.
17. LinkedIN
LinkedIn es una fascinante herramienta de gestión de redes de uso obligado para los profesionales y emprendedores.
Su construcción se basa en el concepto de seis grados de separación, el cual dice que cada ser humano está conectado con otro ser humano separado con una distancia de seis personas.
Al entrar a esta red, se pueden aprovechar oportunidades de negocios, solicitar o dar consejo, e informar a las personas de su red acerca de sus proyectos.
¿Cuál es la mejor parte? Usted está conectado con cada uno y sus conexiones directas se encuentran en red.
Esto significa que usted puede expandir su red de contactos rápidamente y desarrollar su reputación profesional con un esfuerzo mínimo, dado que esos contactos también tienen otros contactos que sin duda le verán dado que tienen algo en común, ese contacto.
18. Ning
Ning es sin lugar a dudas una de las aplicaciones web 2.0 más originales que existe. Ning lleva a web 2.0 a un nivel totalmente nuevo pues le permite construir su propio sistema de redes y espacio social.
El anexo de creación de espacios sociales le permitirá crear un espacio propio para su comunidad para emprendedores y clientes potenciales en su nicho, en donde se podrán comunicar y compartir ideas.
Cuenta con cientos de módulos prefabricados, por lo que no se necesita programación para hacer que el espacio funcione, dándole impulso de mercadotecnia que su compañía necesita.
Creación de contenido y Herramientas de productividad para la oficina
Indistintamente del servicio o producto que venda su empresa, usted tendrá que mantener registros precisos si usted desea conservar la productividad y estar a salvo en cuestiones legales.
Pero dado que el tiempo apremia, la contabilidad frecuentemente una de las primeras tareas que sufre cuando no existe un plan en ejecución para asegurarse que se ha hecho.
En esta sección cubrimos cuatro de las mejores aplicaciones basadas en red que han sido diseñadas para ayudarle con sus notas, documentos, registros que deba conservar y hojas electrónicas.
Cuando se usan correctamente, estas herramientas minimizarán el tiempo que le toma hacer y conservar copias físicas, registros y copias de soporte, de tal manera que usted puede hacerles seguimiento y hacer todo más rápido.
19. Zoho
tiene una de las mejores ofertas de la red en cuanto a herramientas basadas en red para emprendedores y personas de negocios, incluyendo una Suite de Oficina (Office Suite, que comprende Writer, Sheet, Show, Wiki, Virtual Office), herramientas de productividad, (Projects, CRM, Creator, Planner, Chat), encuestas, y monitoreo de sitios web.
Una de las aplicaciones más útiles, sin embargo, es Zoho Challenge, que le permite someter a una evaluación a candidatos a un cargo de su empresa, utilizando una combinación de preguntas de selección múltiple y preguntas descriptivas.
Los candidatos puedan recibir sus resultados por correo electrónico acerca de una o más evaluaciones.
Quizás la mejor aplicación de la Suite es Zoho Writer, una aplicación basada en web que puede ser un digno reemplazo de Microsoft Word.
La única limitación de Zoho Writer es su propia popularidad, pues ha llegado a ser tan conocido que en algunas ocasiones la afluencia de usuarios causa lentitud de respuesta por parte del servidor.
Al utilizar un programa basado en web para sus escritos, sus empleados y clientes podrán accesar su trabajo en cualquier momento sin la necesidad de enviar anexos en los correos electrónicos.
20. ThinkFree
ThinkFree se llama a sí mismo “la mejor oficina en línea de la Tierra”. Su Suite de aplicaciones incluye ThinkFree Online, Server, Desktop, y Portable.
De esta cantidad de herramientas, las dos más útiles para empresarias son Thinkfree Online, que es una herramienta de gestión de documentos y una aplicación compartida, y Desktop, un procesador de palabras, hoja electrónica y herramienta de presentación compatible con Microsoft Office.
Juntos, estas dos herramientas permiten a los propietarios de los pequeños negocios y a sus empleados acceder a proyectos independientemente de su localización.
21. MyStickies
¿Involucra su negocio de alguna manera investigación en línea, pero tener a mano lápiz y papel suena demasiado obsoleto para usted?
O quizás ha optado usted por convertir su empresa en una libre de papel.
Cualquiera que sea la razón, MyStickies es una aplicación entre un gran número de ellas que su función es ser notas digitales removibles ( otras de estas aplicaciones son stikkit, jotcloud, sticky tag, y webnote) y que se encuentran disponibles para que usted pueda grabar pequeña nota muy rápidamente.
Adicionalmente a colocar Post-It en su escritorio, MyStickies también le permite colocar estos stickers de notas en una página web en particular de tal manera que cuando se regrese a esta página posteriormente, usted no perderá tiempo tratando de recordar en dónde estaba usted en su investigación.
22. EyeOS
Si su compañía puede beneficiarse porque múltiples empleados tengan acceso a los mismos documentos, imágenes y programas, pero ellos están dispersos alrededor del mundo, un sistema operativo compartido basado en línea puede ser la solución.
EyeOS es uno de la nueva generación de “sistemas operativos” basados en la red, los cuales son una de las mejores opciones disponibles.
EyeOS es una aplicación de código abierto y puede ser descargada e instalada de su propio servidor o ejecutado desde su propio servidor público.
Una vez que haya instalado EyeOS, cualquier persona con el nombre de usuario y contraseña correctos puede acceder al escritorio, sin importar en donde esté ubicado.
Esto significa que si sus empleados y usted trabajan continuamente sobre los mismos datos o herramientas, EyeOS puede ser la aplicación ideal para su compañía.
Promoción, Mercadeo, Ventas y Soporte al Cliente
Las compañías que se encuentran en la lista de Fortune 500 tienen departamentos enteros dedicados a fortalecer las marcas, al mercadeo y soporte de sus productos.
Como propietario de un pequeño negocio, sin embargo, usted necesita realizar la función de todos aquellos departamentos y aún así tener tiempo para cumplir con los otros requerimientos de su empresa.
Como el rostro y la fuerza directora de su emprendimiento, dependerá de usted el que sus productos llegan al frente de sus clientes, controlar la manera en que son percibidos por el mercado y responder a las preguntas de clientes potenciales.
Las siguientes cuatro aplicaciones Web 2.0 están diseñadas para maximizar la efectividad de su tiempo mientras le ayudan a promover sus productos y brindar soporte a los clientes.
23. Veetro
Veetro ha sido diseñada para ser una aplicación de uso organizacional y promocional en el ámbito de las pequeñas empresas.
El aspecto más útil de Veetro, sin embargo, es su énfasis en el desarrollo del cliente y las ventas.
Con un sistema incorporado líder en seguimiento, mercadeo mediante correo electrónico, soporte a los clientes y funciones de publicidad directa, Veetro es una excelente herramienta para los pequeños negocios que están haciendo un esfuerzo por expandir su base de clientes o penetrar dentro de un nuevo nicho de mercado.
24. Ebay
eBay es la clásica aplicación temprana de la tecnología Web 2.0 debido a su sistema de calificaciones en su pseudo-red social.
Para aquellos pequeños negocios que tratan de generar oportunidades, el vender algunos productos demuestra para investigación de mercado en eBay es una buena manera de sacar sus productos tempranamente al mercado sin incurrir en costos excesivos.
De hecho, algunas personas ganan su sustento legítimamente vendiendo productos todo el tiempo en eBay, sin embargo no es tan fácil vender todos aquellos eBooks de US$97 como usted lo hubiera imaginado.
Sin embargo, si usted es un emprendedor que quiere orientarse a la venta por volumen y tiene experiencia en drop-shipping o nada más está buscando alguna exposición antes del lanzamiento oficial de su producto, eBay puede ser perfecto para usted.
25. Qoop
Qoop, está aquí. Cuando se trata de realizar esfuerzos promocionales o de publicidad para su pequeña empresa, Qoop es un excelente recurso que le permite crear calendarios, pósters, y otros elementos memorables con el logo de su compañía incorporado.
Qoop supera a sitios como Cafepress al tomar numerosos sitios de intercambio de fotografías tipo Web 2.0 y redes, incluyendo photobucket, webshots, y flickr y mezcla de todos ellos.
Si usted tiene por ejemplo una colección de fotografías en flickr, usted puede crear calendarios personalizados utilizando sus imágenes.
Qoop también ha unido fuerzas con sitios como blogprintinga y fundprinting para tercerizar los volúmenes grandes de impresión.
26. YouTube
No sobreestime el valor que tiene YouTube para un negocio, especialmente por su pseudo-red social y etiquetación de categorías. Los agentes de bienes raíces utilizan YouTube para colocar paseos virtuales en video de propiedades que ellos están vendiendo en su sitio web.
Otras aplicaciones web 2.0 que se encuentran en estado alfa y beta coloca videos demostrativos de su software “ secreto” para llamar la atención antes del lanzamiento.
El empresario innovador de encontrar alguna manera de utilizar YouTube o sitios similares como revver para promocionar sus negocios.
Si la publicidad en los nuevos medios no funciona para su compañía, usted posiblemente deseará publicitar por medio de la televisión tradicional a través de spotrunner. Spotrunner le permite realizar combinaciones con tomas preexistentes y entonces selecciona los espacios publicitarios entre las diferentes estaciones de Estados Unidos que se ajusten a su presupuesto.
El ser un emprendedor siempre ha sido una aventura de alto riesgo y alta recompensa.
Este año que comienza a más de la mitad de los emprendimientos cerrarán las puertas antes de cumplir el primer aniversario.
Y mientras usted no puede controlar cosas como fluctuaciones del mercado, es ser inteligente acerca de cómo invierte su energía de su tiempo puede incrementar dramáticamente las posibilidades de éxito de su empresa.
Este artículo le ha presentado 25 de las mejores aplicaciones Web 2.0, todas ellas diseñadas para ayudar a organizarse, controlar y promover su compañía de tal manera que al trabajar inteligentemente usted puede maximizar las posibilidades de éxito de su emprendimiento.
Artículo traducido y publicado con autorización expresa del autor
Créditos de las fotos e imágenes:
Artículo traducido en español exclusivamente para EmpresarioVirtual.com por Monica Yaneth Loeb Willes
La utilización de este artículo en cualquier medio está expresamente prohibida sin la autorización por escrito de la editora.
Crédito de las imágenes: Pixabay